Assistant Hospitality

Wie zoeken wij?

Weet jij altijd een lach op ieders gezicht te toveren en haal je er voldoening uit om zaken tot in de puntjes te regelen? In Brussel hebben wij ruimte voor een Hospitality collega.

Ons team in Brussel bestaat uit 5 Personal Assistants en 35 advocaten. Als Hospitality Assistant ben jij het visitekaartje van ons kantoor, ontvang je onze bezoekers, zorg je dat de ontvangstruimte en de vergaderzalen altijd tiptop in orde zijn, ken je de persoonlijke voorkeuren in werkwijze van onze medewerkers en neem je hen ook verschillende administratieve zaken uit handen, zodat zij zich zo goed mogelijk bezig kunnen houden met inhoudelijke kwesties. We zijn op zoek naar iemand met passie voor gastvrijheid en die de ins- en outs van dit vak binnen de zakelijke dienstverlening kent.

Wat ga je doen?

• Faciliterende en representatieve ondersteuning bieden aan alle collega’s van kantoor, denk hierbij bijvoorbeeld aan receptiewerkzaamheden, het verzorgen van poststukken, het beheren van kantoor voorraden en facilitaire dienstverlening in brede zin;
• Zorgdragen voor onze vergaderruimtes en de daarbij horende catering werkzaamheden (van bestellen tot opruimen) en AV/ICT opstelling;
• Cliënten en bezoekers ontvangen en zorgen voor een optimale gastvrijheidsbeleving;
• Assisteren bij seminars, events, workshops en bijeenkomsten, waarbij je een proactieve houding hebt en meedenkt in het opzetten van het evenement. Van naambordjes tot goodiebags, van parkeerplaatsen tot het opzetten van banners, jij weet hoe een bijeenkomst goed georganiseerd wordt. Je vindt het ook leuk om hier een centrale rol in te pakken.

Hoe ziet onze ideale kandidaat eruit? Jij…

• Hebt een positieve houding en het vermogen om eigenaarschap en verantwoordelijkheid te nemen over de uit te voeren taken. Je neemt initiatief en zorgt dat je alle informatie krijgt die je nodig hebt om te kunnen excelleren;
• Anticipeert op complexe of uitdagende vergaderingen door vooruit te plannen en alert te zijn op details;
• Houdt het hoofd koel, ook als het om je heen hectisch is;
• Communiceert effectief en op een professionele manier met alle niveaus van de organisatie. Hiervoor beschik je over uitstekende Nederlandse en goede Engelse taalvaardigheden (en Frans is een pré);
• Bent fulltime (38 uur) beschikbaar (parttime dienstverband is bespreekbaar);
• Bent een kei in MS Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel, Teams);
• Functioneert goed in een omgeving waar snel geschakeld wordt en waar hoge kwaliteit nagestreefd wordt;
• Signaleert mogelijkheden ter verhoging van het dienstverleningsniveau van Hospitality.

Wie zijn wij?

AKD is een full-service Benelux-kantoor met ruim 550 juristen en business support in Nederland, België en Luxemburg. Aan onze cliënten kunnen wij optimale dienstverlening bieden door de ondersteuning van (in totaal) ongeveer 70 assistenten.

AKD biedt jou:

Een uitdagende functie binnen een professionele organisatie met een hoog ambitieniveau. Het salaris is marktconform en je krijgt 22 vakantiedagen bij een fulltime aanstelling. Daarnaast bieden wij een mooi arbeidsvoorwaardenpakket met o.a. een 13^e maand, groepsverzekering, een mobiliteitsplan, recht op deelname aan zorgverzekering en maaltijdcheques. Vanaf jouw eerste werkdag kun je aan de slag met een opleidingsprogramma dat je zelf kunt samenstellen. Onze vestiging is goed bereikbaar met het openbaar vervoer.

Interesse?

Heb je na het lezen van deze vacature interesse om kennis te komen maken, reageer dan via de onderstaande button! Wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.

Diversiteit en inclusiviteit

AKD is een omgeving waar je jezelf kunt zijn en het beste uit jezelf kunt halen. Wij zijn een kantoor dat ruimte biedt aan diversiteit en inclusiviteit, en vinden het belangrijk om onze talenten te laten groeien.