Management Assistent Notariaat

Weet jij altijd een lach op ieders gezicht te toveren en haal je er voldoening uit om zaken tot in de puntjes te regelen? Bij AKD Benelux Lawyers hebben wij ruimte voor een nieuwe collega op het Notariaat in Amsterdam voor de afdeling Finance!

In de rol van Juridisch Secretaresse op het Notariaat van Finance werk je gezamenlijk in een enthousiast team en rapporteer je aan de Coördinator Office Support. Als team verricht je veelal administratieve en ondersteunende werkzaamheden uit voor onze medewerkers en neem je hen verschillende administratieve zaken uit handen, zodat zij zich zo goed mogelijk bezig kunnen houden met inhoudelijke kwesties.

Wat ga je doen?

• Dossiers openen en beheren in Assyst, inclusief het hechten van gegevens en documenten

• Opvragingen en inzagen doen in registers zoals GBA en Kamer van Koophandel

• Informatie verzamelen bij instanties, notariskantoren en via internet

• Cliënten identificeren en registreren

• Afspraken plannen en praktische zaken regelen (reizen, hotels, parkeerplaatsen, lunches)

• Akten voorbereiden, recherches uitvoeren, registreren en digitaal verwerken bij Belastingdienst en Handelsregister

• Afschriften en scans van akten maken en archiveren in Assyst en kluis

• Wijzigingen doorgeven aan Kadaster (bijv. naamswijzigingen of vastgoedtransacties)

• Legalisaties, collated copies en certificaten opstellen in meerdere talen en voorzien van apostilles

• Tijdregistratie en maandelijkse verwerking van prebills en excelsheets

• Aandeelhoudersregisters opstellen, bijwerken en administreren

• Advertenties plaatsen en termijnen bewaken

• Documenten en dossiers zorgvuldig archiveren

Hoe ziet onze ideale kandidaat eruit? Jij...

• Hebt een positieve houding en het vermogen om eigenaarschap en verantwoordelijkheid te nemen over de uit te voeren taken.

• Neemt initiatief en zorgt dat je alle informatie krijgt die je nodig hebt om te kunnen excelleren.

• Communiceert effectief en op een professionele manier met alle niveaus van de organisatie. Hiervoor beschik je over uitstekende Nederlandse en goede Engelse taalvaardigheden.

• Zorgt voor een correcte administratie en houdt de voortgang van werkzaamheden, afspraken en deadlines scherp in de gaten en anticipeert op mogelijke knelpunten.

• Bent 32 - 40 uur beschikbaar

• Bent een kei in MS Office (Outlook, PowerPoint, Word) en/of Microsoft 365

• Functioneert goed in een omgeving waar snel geschakeld wordt en waar een hoge kwaliteit nagestreefd wordt.

Wie zijn wij?
AKD is een full-service Benelux-kantoor met ruim 550 advocaten, fiscalisten, notarissen en business support in Nederland, België en Luxemburg. Aan onze cliënten kunnen wij optimale dienstverlening bieden door de ondersteuning van (in totaal) ongeveer 70 assistenten.

Onze vestigingen zijn goed bereikbaar met het OV en we streven ernaar om zoveel mogelijk met elkaar op kantoor samen te werken.

AKD biedt jou:

Een afwisselende rol binnen een ambitieus en collegiaal team met een salaris dat past bij jouw ervaring (bandbreedte: €2.922,00 - €4.708,00 bruto per maand op basis van een full time (40 uur/week) dienstverband), aanvullend met goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals:

• 27 vakantiedagen en een uitgebreid mobiliteitsplan

• iPhone, laptop, en thuiswerkvoorzieningen

• Een goede pensioenregeling

• Hybride werken: deels thuis, deels op ons kantoor in Amsterdam

Laten we kennismaken!

Ben je geïnteresseerd in deze functie? Dan ontvangen we graag jouw cv en korte motivatiebrief via onderstaand sollicitatieformulier. Hopelijk spreken we elkaar dan snel!

Diversiteit en inclusiviteit

AKD is een kantoor dat veel waarde hecht aan diversiteit en inclusie en vinden het belangrijk om onze talenten te laten groeien.

Het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (op basis van het juridisch screeningsprofiel) maakt deel uit van de procedure.